حسابداری حقوق و دستمزد

مقدمه

کسانی که در رشته های امور مالی مشغول تحصیل می باشند و اطلاعات حسابداری را فرا می گیرند یکی از انواع هزینه هایی را که با آن آشنا می شوند هزینه حقوق و دستمزد است و به تبع روش حسابداری و ثبت این هزینه را در دفاتر روزنامه و کل فرا خواهند گرفت ولی باید توجه داشت بحث هزینه و حقوق و دستمزد دارای مطالب زیادی می باشد که هر فرد حسابدار یا کسی که در حقوق و دستمزد سازمان یا مؤسسه ای کار می کند نیاز به داشتن دانش تخصصی در این زمینه خواهد بود این اطلاعات را به صورت خلاصه می توان شناخت سیستمهای کنترلی حقوق و دستمزد، سناخت قوانین بیمه و مالیات و سایر موار قانونی همچون، اضافه کاری و مأموریت و تهیه اسناد و مدارک ثبت لیستهایحقوق و دستمزد و سایر موارد نام برد که در ادامه با آنها بیشتر آشنا خواهیم شد.

می دانید هزینه نیروی کار بخش اعظمی از بهای تمام شده تولید کالا و خدمات یک موسسه یا یک واحد اقتصادی را به خود اختصاص می دهد و در واقع تأثیر قابل توجه ای بر سود واحد های تجاری خواهد داشت البته اهمیت حقوق و دستمزد در واحد های مختلف متفاوت است ولی به طور معمول هزینه حقوق دستمزد از درآمدهای واحدهای اقتصادی و تجاری را به خود اختصاص می دهد بنابراین  واضح است کسانی که در رشته امور مالی تحصیل می کنند باید اطلاعات جامع و کافی در این زمینه داشته باشند.

اجزاء و عناصر سیستم حقوق و دستمزد کدامند

اجزاء و عناصر تشکیل دهنده یک سیستم حقوق و دستمزد به طور کلی و بدون در نظر گرفتن اینکه این سیستم برای موسسه بازرگانی و خدماتی و یا تولیدی طراحی شده به شرح زیر می باشد.

1- دایره کارگزینی

2- دایره ثبت ورود و خروج پرسنل

3- دایره حسابداری حقوق و دستمزد

که ما برای بررسی اجزاء و عناصر فوق الذکر به شکل کلی آنها را معرفی کرده و در ادامه بیشتر در ارتباط با آنها بحث کرده و جزئیات وظایف آنا مورد تجزیه و تحلیل قرار خواهد داد.

میثاق ها یا اصول محدود کننده

میثاق ها کاربرد مفروضات و اصول حسابداری را در چهار چوب خاصی محدود می سازند. که عبارتند از:

1- میثاق فزونی منافع بر مخارج: هدف گزارش گری مالی فراهم کردن اطلاعات لازم برای تصمیم گیری است . امّا مخارج تهیه این اطلاعات نباید بر منافع آن فزونی یابند.

به عبارت دیگر فراهم کردن اطلاعات حسابداری باید مقرون به صرفه باشد.

2- میثاق اصل اهمیت:

به موجب اصل اهمیت در مورد مبالغ و اقلامی که بنابر وضعیت ، محیط و عملکرد مؤسسه ، جزئی و ناچیز محسوب می شوند ، می توان از اعمال دقیق اصول حسابداری خودداری کرد.

3- میثاق اصل محافظه کاری:

محافظه کاری بدین معنی است که در شرایط ابهام ، اعمال قضاوت برای انجام برآورد به نحوی صورت گیرد که درآمدها یا دارائی ها بیشتر از واقع و هزینه ها یا بدهی ها کمتر از واقع ارائه نشود.

4- میثاق خصوصیات صنعت:

خصوصیات ورویه های عملکرد در صنایع مختلف ممکن است، استثنائات خاصی را در مورد به کارگیری اصول ورویه های حسابداری توجیه کند.

اصول حسابداری (Accounting Principles)

علاوه بر مفروضات محیطی در حسابداری، برای ثبت و گزارشگری مالی، به رهنمودها و دستورالعمل‌های روشن تر و مشخص تری نیز نیاز می‌باشد، این دستورالعمل‌ها که به اصول حسابداری موسوم می‌باشند در مقایسه با مفروضات حسابداری، بیشتر جنبه اجرایی و کاربردی دارند. چهارچوب اولیه و زیربنایی حسابداری ابتدا به وسیله مفروضات شکل می‌گیرد و سپس بوسیله اصول حسابداری عملی می‌گردد. در اینجا چهار اصل مهم مورد بحث قرار می‌گیرد:

1.

1. اصل بهای تمام شده (Cost Principle)

2. اصل تطابق (Matching Principle )

3. اصل تحقق درآمد(Revenue-Recognition Principle)

4. اصل افشاء کامل ( Full Disclosure Principle )

که در ادامه به تعریف هرکدام می پردازیم

1. فرض تفکیک شخصیت (Separate Entity Assumption)

2. فرض دوره مالی (Time Period Assumption)

3. فرض تداوم فعالیت (Continuity Assumption)

4. فرض واحد اندازه گیری(Unit of measure)

که به تعریف هرکدام می پردازیم

رشد تکنولوژی وصنعت در ابعاد مختلف وبه طبع آن پیچیدگی در فعالیتهای یک شرکت ایجاب می کندیک سیستم هزینه یابی مناسب که توانایی شناخت فعالیتهاوسنجش تاثیرآن فعالیتهارا برهزینه های شرکت را داشته باشد طراحی گردد.

بر اساس روش هزینه یابی سنتی هزینه های سربارتنها بر اساس حجم تولید یا ساعت کار ماشین آلات تسهیم میگرددواین نمی تواند مبنای مناسبی برای تسهیم هزینه های سربار باشد . ولی در روش هزینه یابی بر مبنای فعالیت ابتدا فعالیتهای عمده شناسایی وهزینه سرباربه تناسب منابعی که در هرفعالیت مصرف شده به آن فعالیت تخصیص داده میشود.پس از تخصیص سربارساخت به فعالیتها , محرک های هزینه (مبانی تخصیص )

مربوط به هر فعالیت شناسایی شده و هزینه هر فعالیت به نسبت مقدارمصرف شده محرک هزینه در هریک

از محصولات , به این محصولات تخصیص داده میشود .

رشد تکنولوژی وصنعت در ابعاد مختلف وبه طبع آن پیچیدگی در فعالیتهای یک شرکت ایجاب می کندیک سیستم هزینه یابی مناسب که توانایی شناخت فعالیتهاوسنجش تاثیرآن فعالیتهارا برهزینه های شرکت را داشته باشد طراحی گردد.

بر اساس روش هزینه یابی سنتی هزینه های سربارتنها بر اساس حجم تولید یا ساعت کار ماشین آلات تسهیم میگرددواین نمی تواند مبنای مناسبی برای تسهیم هزینه های سربار باشد . ولی در روش هزینه یابی بر مبنای فعالیت ابتدا فعالیتهای عمده شناسایی وهزینه سرباربه تناسب منابعی که در هرفعالیت مصرف شده به آن فعالیت تخصیص داده میشود.پس از تخصیص سربارساخت به فعالیتها , محرک های هزینه (مبانی تخصیص )

مربوط به هر فعالیت شناسایی شده و هزینه هر فعالیت به نسبت مقدارمصرف شده محرک هزینه در هریک

از محصولات , به این محصولات تخصیص داده میشود .

هدف‌ صورتهای‌ مالی‌ عبارت‌ از ارائـه‌ اطلاعاتی‌ تلخیص‌ و طبقه‌بندی‌ شده‌ درباره‌ وضعیت‌ مالی‌، عملکرد مالی‌ و انعطاف‌پذیری‌ مالی‌ واحد تجاری‌ است‌ که‌ برای‌ طیفی‌ گسترده‌ از استفاده‌کنندگان‌ صورتهای‌ مالی‌ در اتخاذ تصمیمات‌ اقتصادی‌ مفید واقع‌ گردد. . اعتقاد براین‌ است‌ که‌ هرگاه‌ صورتهای‌ مالی‌ معطوف‌ به‌ تأمین‌ نیازهای‌ اطلاعاتی‌ سرمایه‌گذاران‌ باشد ، اکثر نیازهای‌ سایر استفاده‌کنندگان‌ را نیز در حد توان‌ برآورده‌ می‌کند بنابراین هدف اصلی گزارشگری مالی تهیه اطلاعات مفید جهت تصمیم گیریهای سرمایه گذاری و اعتباردهی می باشد.

اتخاذ تصمیمات‌ اقتصادی‌ توسط‌ استفاده‌کنندگان‌ صورتهای‌ مالی‌ مستلزم‌ ارزیابی‌ توان‌ واحد تجاری‌ جهت‌ ایجاد وجه‌ نقد و زمان‌ و قطعیت‌ ایجاد آن‌ است‌. ارزیابی‌ توان‌ ایجاد وجه‌ نقد از طریق‌ تمرکز بر وضعیت‌ مالی‌، عملکرد مالی‌ و جریانهای‌ نقدی‌ واحد تجاری‌ و استفاده‌ از آنها در پیش‌بینی‌ جریانهای‌ نقدی‌ مورد انتظار و سنجش‌ انعطاف‌پذیری‌ مالی‌، تسهیل‌ می‌گردد.

واحدگزارشگر: به‌ یک‌ واحد تجاری‌ منفرد یا گروه‌ واحدهای‌ تجاری‌ اطلاق‌ می‌شود که‌ موضوع‌ یک‌ مجموعه‌ صورتهای‌ مالی‌ مشخص‌ است‌ که‌ بنابر الزامات‌ قانونی‌، قراردادی‌ یا عرفی‌ و به‌منظور رفع‌ نیازهای‌ اطلاعاتی‌ استفاده‌کنندگان‌ تهیه‌ و ارائه‌ می‌شود.

یک‌ مجموعه‌ کامل‌ صورتهای‌ مالی‌ شامل‌ ترازنامه‌، صورت‌ سود و زیان‌، صورت‌ سود و زیان‌ جامع‌ و صورت‌ جریان‌ وجوه‌ نقد (که‌ از این‌ به‌ بعد صورتهای‌ مالی‌ اساسی‌ نامیده‌ می‌شود) و یادداشتهای‌ توضیحی‌ می‌باشد. مسئولیت‌ تهیه‌ و ارائه‌ صورتهای‌ مالی‌ با هیأت‌مدیره‌ یا سایر ارکان‌ اداره‌کننده‌ واحد تجاری‌ است‌.

روش ادواری موجودی کالا :درروش ثبت ادواری حساب موجودی کالادرطول دوره مالی گردش نداردو تا پایان دوره مالی ,تا قبل ازاصلاحات ,بدون تغییرباقی می ماندوسپس باانجام دوثبت اصلاحی ابتدامبلغ موجودی کالا دراول دوره ازاین حساب حذف , سپس مبلغ موجودی کالای پایان دوره دراین حساب بدهکارمی شود.
روش ثبت دائمی موجودی ها:درروش ثبت دائمی برای ثبت رویدادهای مرتبط به موجودی کالااز حساب موجودی کالا استفاده می شودکه باافزایش موجودی کالا (ناشی ازخریدکالا وبرگشت ازفروش ) وکاهش موجودی کالا (فروش وبرگشت ازخریدبه قیمت تمام شده ) بنابه مورد بدهکاروبستانکار می شود.بنابراین حساب موجودی کالا در دفتر به طور مستمر ودائمی گردش دارد ودرهرزمان مانده موجودی کالا متعلق به واحد تجاری را نشان می دهد

تفاوت شرکت های سهامی عام وسهامی خاص

شرکت سهامی عام

1- شرکتی است که موسسین آن قسمتی از سرمایه شرکت را از طریق فروش سهام به مردم تامین می کنند.

2- حداقل سرمایه لازم برای شرکت سهامی عام پنج میلیون ریال است.

3- برای تاسیس شرکت های سهامی عام، موسسین باید حداقل 20% سرمایه شرکت را خود تعهد کرده و لااقل 35% مبلغ تعهد شده را در حسابی بنام « شرکت در شرف تاسیس» نزد یکی از بانکها واریز نمایند.

4- تعداد سهامداران در شرکت سهامی عام حداقل 5 نفر است.

5- حداکثر مبلغ اسمی سهام در شرکت های سهامی عام ده هزار ریال است.

6- افزایش سرمایه در شرکت های سهامی عام فقط بطور نقدی مجاز است.

7- تعداد اعضای هیات مدیره در شرکت های سهامی عام حداقل 5 نفر می باشد.

شرکت سهامی خاص

1- شرکتی است که تمام سرمایه شرکت در موقع تاسیس منحصراً توسط موسسین تامین می شود.

2- حداقل سرمایه لازم برای شرکت سهامی خاص یک میلیون ریال است.

3- در شرکت سهامی خاص، تمام سرمایه شرکت در زمان تاسیس توسط موسسین تعهد و حداقل 355 مبلغ تعهد شده را به حساب بانک بنام « شرکت در شرف تاسیس» واریز نمایند.

4- تعدا سهامداران در شرکت های سهامی خاص حداقل 3 نفر است.

5- مبلغ اسمی سهام برای شرکت سهامی خاص محدودیتی وجود ندارد.

6- افزایش سرمایه در شرکت سهامی خاص بصورت غیر نقدی نیز مجاز است.

7- تعداد اعضاء هیات مدیره در شرکت سهامی خاص حداقل 3نفر است. در شرکت های سهامی عام عبارت« شرکت سهامی عام» و در شرکت های سهامی خاص عبارت« شرکت سهامی خاص» باید قبل از نام شرکت یا بعد از آن بدون فاصله با نام شرکت در کلیه اوراق،اطلاعیه ها و آگهی های شرکت بطور خوانا و روشن قید شود.

تعریف شرکتهای سهامی
شرکت سهامی شرکتی است که سرمایه آن به سهام تقسیم شده و مسئولیت صاحبان سهام محدودبه مبلغ اسمی سهام آنهااست .
شرکت سهامی شرکت بازرگانی محسوب می شودولواینکه موضوع عملیات آن اموربازرگانی نباشد.
در شرکت سهامی تعدادشرکاءنبایدازسه نفرکمترباشد.
شرکت سهامی به دونوع تقسیم می شود:
نوع اول - شرکتهائی که موسسین آنهاقسمتی ازسرمایه شرکت راازطریق فروش سهام به مردم تامین می کنند.اینگونه شرکتها شرکت سهامی عام نامیده می شوند.
نوع دوم - شرکتهائی که تمام سرمایه آنهادرموقع تاسیس منحصراتوسط موسسین تامین گردیده است اینگونه شرکتها ، شرکت سهامی خاص نامیده می شوند.

تقسیم سرمایه به سهام
مسلم است شرکت سهامی مانند سایرشرکتهاباید دارای سرمایه باشد و اساس کار هر شرکت تجارتی سرمایه است منتهی در این قسم شرکت ها سرمایه بایدبه قسمت های مساوی تقسیم شده باشد و هر یک از اجزاء تقسیم راسهم گویند. مثلاً اگر شرکتی دو میلیون ریال سرمایه دارد باید به هزار سهم دو هزار ریالی و یا پانصد سهم چهار هزار ریالی تقسیم شده باشد و چنین شرکتی نمی تواند یک میلیون ریال از سرمایه خود را به 500 سهم دو هزارریالی و بقیه را مثلاً به 250 سهم چهار هزار ریالی تقسیم نماید.
شرکاء لازمنیست که هر یک فقط یک سهم داشته باشند بلکه هر شریک می تواند به هر مقدار که بخواهد سهم بخرد. مثلاً درشرکتی که سرمایه آن به یک صد سهم تقسیم شده است ممکن است یک شریک هفتاد سهم و شریک دیگربیست سهم و بقیه شرکاء هر کدام یک سهم یا دو سهم داشته باشند

مسئولیت دارندگان سهم

در شرکت های سهامی شرکاء تا میزانی که سهم قبول نموده اندمسئل هستند و اضافه بر آن مسئولیتی ندارند و اگر شرکت به نحوی متضرر گردید که علاوه بر استهلاک سرمایه ، مبلغی هم بدهکار شد ، صاحبان سهام ملزم به پرداخت دیون شرکت نخواهند بود . مثلاًشرکتی که سرمایه آن دو میلیون ریال است اگر ورشکست شود به نحوی که پانصد هزار ریال پس از استهلاک سرمایه کسر بیاورد ، طلبکاران حق مطالبه از شرکاء را نخواهند داشت زیرا شخصیت واعتبار شرکاء به هیچ وجه در شرکت دخالتی ندارد.

میزان سرمایه

قانون در تعیین حداقل سرمایه شرکت ها جز در مورد شرکت های دخالتی ننموده و آن را به اختیار شرکاء قرار داده و به موجب ماده 5 اصلاحی قانون تجارت مقرر گردیده در موقع تأسیس سرمایه شرکتهای سهامی عام از 5 میلیون ریال و سرمایه شرکتهای سهامی خاص از یک میلیون ریال نباید کمتر باشد.
تعیین حداقل سرمایه درشرکت های سهامی از لحاظ اهمیت شرکت های مزبور است و سرمایه مزبور نباید در هیچ موقع کمتر از این میزان شود ، قسمت اخیر ماده 5 مقرر داشته در صورتی که سرمایه شرکت بعداز تأسیس به هر علت از حداقل مذکور در این ماده کمتر شود باید ظرف یک سال به افزایش سرمایه تا میزان حداقل مقرر اقدام به عمل آید وگرنه هر ذینفع می تواند انحلال آن را از دادگاه صلاحیت دار درخواست کند هرگاه قبل از صدور رأی قطعی ، موجب درخواست انحلال منتفی گردد دادگاه رسیدگی را موقوف خواهد نمود. بنابراین در صورتیکه به علت زیانهای وارده سرمایه ازشرکت از میزان بالا تقلیل پیدا کند ، یک سال به شرکاء مهلت داده می شود که ، کمبودسرمایه را به وسیله ازدیاد سرمایه یا ورود سهام داران جدید جبران نمایند و یا اینکه نوع شرکت را تبدیل به شرکت با مسئولیت محدود و یا شرکت های دیگر کنند. حداکثر میزان سرمایه بسته به میل شرکاء است و قانون در آن دخالتی ندارد.

نام شرکت

شرکت باید دارای نام مخصوصی باشد . زیرا نامیدن شرکت به نام شرکاء به علت این که مسئولیتی ندارند ممنوع است وچون هر شخص حقوقی مانند شخص طبیعی باید دارای نام باشد تا تشخیص داده شود از این جهت نام شرکت ضروری و از اقدامات اولیه است.

ذکر کلمه سهامی از این جهت است که اشخاص مخصوصاً معامله کنندگان متوجه محدود بودن مسئولیت مدیران بوده و بدانند که کسی ضمانت اضافه بر آنچه سرمایه شرکت است ننموده است.

در شرکت های سهامی عام کلمه عام و در شرکت های سهامی خاص کلمه خاص بلافاصله بعر از اسم و یا قبل از اسم شرکت اضافه می شود و علت آن هم تشخیص نوع شرکت سهامی برای مراجعه کنندگان است.

در بعضی از کشورها مانند انگلستان و آلمان شرکت به نام شریک مؤسس از لحاظ زحماتی که در تأسیس شرکت کشیده است با ذکر کلمه محدود که معرف محدودیت مسئولیت او است نامیده می شود . ولی در برخی از ممالک مانند فرانسه قید آن ممنوع است .

نام شرکت ممکن است بستگی به موضوع شرکت داشته باشد ، مانند شرکت سهامی عام پنبه ایران که برای خرید و فروش پنبه تشکیل شده و ممکن است نام دیگری باشد مانند شرکت سهامی عام تهران و نیز ممکن است به حروفی که به مناسباتی از موضوع شرکت اخذ شده نامیده می شود . مانند شرکت سهامی خاص ت.ث.ث.

نام تجارتی شرکت همان نام شرکت است بنابراین در صورتی که در محلی شرکتی به نامی تأسیس شده است نمی توان همان نام یا نامی که شباهت خیلی زیادی به آن دارد برای شرکت دیگر انتخاب نمود که باعث اشتباه مراجعه کنندگان باشد.

مرکز اصلی شرکت

مرکز اصلی شرکت یکی از مواردی است که باید در اساسنامه نوشته شود و معمولاً مجامع عمومی در آنجا منعقد و جلسات هیئت مدیره در آنجا تشکیل می شود . مرکز شرکت را مجمع عمومی فوق العاده می تواند تغییر دهد . ما به قدر کافی در این موضوع ذیل عنوان اقامتگاه اشخاص حقوقی بحث نموده ایم.

موضوع شرکت

موضوع شرکت چیزی است که شرکت برای آن تأسیس شده است . مثلاً شرکتی که برای خرید و فروش چرم یا استخراج مس تشکیل شده عمل خرید و فروش چرم و یا استخراج مس موضوع شرکت است.

موضوع شرکت ممکن است به طور کلی باشد مانند معاملات صرافی و بانکی و یا عمل به خصوصی ، مثل تجارت پارچه های ابریشمی ولی در هر حال باید صریح و منجز باشد.

موضوع شرکت و همچنین جهت آن همان طوری که قبلاً هم ذکر شد باید مشروع و متضمن منافع عقلایی باشد و الا از موارد ابطال شرکت خواهد بود . مثلاً شرکتی که برای اداره قمارخانه تشکیل می شود ، موضوع آن نامشروع است و یا اگر شرکتی به جهت تغییر مسیر رودخانه ها بدون این که برای زراعت یا اخذ منافعی باشد تشکیل گردد ، چون متضمن منافع عقلایی نیست جهت آن صحیح نمی باشد.

مدیران نمی توانند در عمل از حد موضوع شرکت تجاوز نمایند و در صورت تجاوز عمل آنها اثر قانونی ندارد و در صورت تفریط یا تعدی کلیه مدیران متضامناً مسئول خسارت صاحبان سهام می باشند .